Dokumentarkiv

Noen nyttige artikler knyttet til dokumenter/avtaler. Klikk på lenken nedenfor for mer informasjon.

Dokumentarkivet vil inneholde alle dokumentene du har laget med Lexolve, men du har også mulighet til å laste opp andre dokumenter (PDF, JPG, PNG, HEIC).
​
På denne måten kan du ha alle viktige dokumenter lagret på ett praktisk sted. I tillegg til å laste opp dokumentene dine for sikker lagring, kan opplastede dokumenter sendes for signering gjennom Lexolve.

For å laste opp et dokument, klikk på "Last opp dokument" på Dokumentarkiv-siden, og dra inn eller velg .pdf-filen du vil laste opp.

De fleste opplastede dokumenter vil automatisk få navn med et avtalenavn og en avtaletype.

Hvis dokumentnavnet ikke fylles ut automatisk med avtaletypen, kan du legge til en avtaletype fra rullegardinlisten.

Merk: Kun vanlige avtaletyper vises.

Enkelte dokument-/avtaletyper vil bli analysert automatisk.

Dokumentkontrollfunksjonen vil fremheve eventuelle problemer med disse gjennomgangspunktene.

Kontraktsanalyse kan brukes for følgende dokumenter:

For å enkelt identifisere det opplastede dokumentet kan du gi det nytt navn selv, eller du kan bruke den automatiske navngivingsfunksjonen.

For å gi nytt navn til et dokument, velg det aktuelle dokumentet på Dokumentarkiv-siden, klikk deretter på … og velg "Gi nytt navn". Du kan deretter gi dokumentet nytt navn.

For å bruke den automatiske navngivningsfunksjonen, åpne dokumentet og klikk på ✨-ikonet, så vil Lexolve AI opprette et dokumentnavn.
​

For å slette et dokument, velg det aktuelle dokumentet på Dokumentarkiv-siden, og klikk deretter på "Slett" for å slette dokumentet.

Du kan slette flere dokumenter om gangen.

For å slette flere dokumenter, trykk på kommandoknappen ⌘ på tastaturet og bruk markøren til å velge dokumentene du vil slette. Klikk deretter på "Slett".

Du kan slette dokumenter på samme måte på den spesifikke modulsiden.

Startet - Dokumentet er påbegynt og det er fortsatt spørsmål som må fylles ut.

Fullført - Dokument er fullstendig utfylt. Fullførte dokumenter kan lastes ned eller sendes til signering.

Lastet opp - Dokument er lastet opp. Opplastede dokumenter som er sendt til signering eller signert, vil vise relevante statuser.

Sendt til signering - Dokument er sendt til signering. En eller flere parter har ennå ikke signert.

Signert - Dokument er signert. Signerte dokumenter kan ikke redigeres.

Analysert med AI - Dokumentet er analysert med Lexolve AI for å sjekke om eventuelle problemer med gjennomgangspunktene.

Du kan bruke søkefunksjonen på Dokumentarkivsiden ved å skrive inn navnet/nøkkelord på dokumentet.

Du kan filtrere dokumentlisten ved hjelp av modultype eller merkelapper-filter. Du kan for eksempel filtrere på «HR og arbeidsliv», og de relevante dokumentene vil vises.
​

Du kan angi en påminnelse for avtalene dine.

Eksempel, hvis en ansatt har en prøvetid eller en salgskontrakt har en sluttdato, kan du sette en påminnelse for disse datoene for å minne deg på å sende ut en ny avtale eller bare gjennomgå avtalen.

Når dokumentet er ferdigstilt, vil du ha muligheten til å legge til påminnelsen. Velg "Ny påminnelse", legg til type påminnelse og velg deretter dato og når du ønsker å motta påminnelsen.

Du kan også legge til en påminnelse på Dokumentarkiv-siden.

Velg Detaljer, deretter bjelleikonet, velg "Ny påminnelse", legg til skriv innminnelse og velg deretter dato og når du ønsker å motta påminnelsen.

Du kan enkelt lage et nytt dokument basert på ett som du har laget fra før. Hvis du for eksempel oppretter ansettelsesavtaler for sommerpraktikanter som alle vil ha de samme klausulene, kan du fullføre en arbeidsavtale, og deretter kopiere den til neste praktikant - bare husk å oppdatere relevant informasjon for den neste praktikanten, som navn/adresse/ Rollenavn/lønn etc.

For å kopiere et dokument velg det aktuelle dokumentet i Dokumentarkivet, klikk på "Kopier til ny versjon". En kopi av dokumentet vil vises i dokumentlisten. Du kan klikke på denne og redigere svarene etter behov (Rediger dokument).

Du kan for eksempel opprette en ny innkalling til styremøte med samme betingelser som den forrige innkallingen ved å kopiere det opprinnelige dokumentet for innkallingen til styremøte og redigere datoene og annen informasjon.

Hvis du trenger å sende et signert dokument på nytt, trenger du ikke å opprette et nytt dokument. Du kan ganske enkelt kopiere det signerte dokumentet og sende det kopierte dokumentet på nytt, gjøre nødvendige endringer og sende det til signerin

For å laste ned et fullført eller signert dokument, kan du enten:

Du kan laste ned dokumenter på samme måte på den spesifikke modulsiden.

Merk: Hvis et dokument har statusen “Sendt til signering”, har ikke alle signerende parter signert. Du kan fortsatt laste ned dette dokumentet, men det vil ikke inneholde noen signaturer.

Detaljer-menyen lar deg raskt se noe informasjon og fullføre noen handlinger uten å måtte gå inn i dokumentet.

Klikk på et dokument. En popup vises til høyre.

Oppsummering - denne fanen viser en oversikt over viktig informasjon som Motpart og Oppsigelsestid.*

*Merk: Opplastede dokumenter vil ikke ha denne informasjonen. Du kan legge til denne informasjonen selv.

Signering - denne fanen viser signeringsinformasjon (hvem har signert, hvem har ikke). Hvis det ikke er sendt til signering, kan du sende dokumentet til signering fra denne fanen.

Forhåndsvisning - denne fanen viser en forhåndsvisning av dokumentet.

Påminnelser - denne fanen viser eventuelle påminnelser som er satt. Du kan også legge til en ny påminnelse fra denne fanen.

Del dokument - I denne fanen kan du dele dokumentet

Måter du kan lage tilpassede merkelapper: